Herramientas para Trabajos Colaborativos

 

Las nuevas formas de trabajo cada vez son más dinámicas y remotas. No existen fronteras y están orientadas a objetivos comunes. En la actualidad, pasamos de ser simples receptores de información a participantes. No solo tenemos acceso a la información, sino también podemos crearla o mejorarla. Este rol activo ha sido favorecido por las herramientas de trabajo colaborativo. Gracias a las tecnologías digitales estamos cada vez más interconectados.  Con ellas la colaboración está al alcance de casi todos. De esta manera, podemos trabajar en proyectos colaborativos a nivel mundial. ¿Quién lo hubiera pensado antes del surgimiento de Internet?

Las herramientas para trabajo colaborativo ofrecen soluciones tecnológicas de colaboración. Suponen una gran evolución no solo para los profesionales, sino también a nivel empresarial. Los miembros del equipo de trabajo pueden acceder a la información desde cualquier sitio. Además, pueden realizar los cambios necesarios en tiempo real.

Herramientas para el trabajo colaborativo

Las herramientas de trabajo colaborativo facilitan la comunicación y la planificación de proyectos. Ayudan con las dinámicas empresariales. Y, además, generan el incremento de la productividad laboral.

¿Cómo elegir la herramienta de trabajo colaborativo más adecuada? ¿Cuáles son más factibles para mis objetivos? Seguramente, estas, y otras interrogantes, vienen a tu cabeza. Existen muchas herramientas que facilitan la colaboración. Por consiguiente, sus usos dependen de las necesidades de cada profesional o equipo de trabajo. Pero ¡no te abrumes! Te hemos organizado las herramientas para trabajo colaborativo en cuatro clasificaciones:

1. Herramientas colaborativas para la comunicación

La comunicación puede establecerse de dos formas: asincrónica y sincrónica. La primera de ellas no se establece en tiempo real. Por ejemplo, es el caso del correo electrónico. En cambio, las segundas se producen en tiempo real. La interacción se da a través de videoconferencias, foros, chats, y otras formas.

En este sentido, las videoconferencias son fundamentales para mantener la comunicación entre los miembros. En especial, si el equipo está conformado por integrantes de varias zonas geográficas. Además, con ellas podemos hacer reuniones, entrevistas, seminarios entre otras.

Google Hangouts

Es una de las principales herramientas de trabajo colaborativo. Por cierto, Google Hangouts es el chat de Google. No solo ofrece mensajería, sino también videoconferencias y llamadas. Lo que necesitas es muy sencillo: una cuenta de Google, una webcam y un micrófono. Desde la web se pueden realizar videoconferencias entre un máximo de 15 personas. Desde un teléfono las conferencias pueden ser solo hasta 10 personas. Por consiguiente, su principal ventaja es que los miembros no necesitan reunirse en un mismo espacio físico.

Zoom

Se utiliza para realizar videoconferencias y reuniones virtuales. Ofrece mensajes para textos, documentos e imágenes. Además, tiene una versión gratuita y otra de pago. Como es de esperar, la versión gratuita tiene restricciones en ciertas funciones. Aun así, esta versión permite videollamadas con 100 participantes. Sin embargo, no se puede exceder los 40 minutos.  Las versiones de pago son Pro, Business y Enterprise. Poseen cuotas mensuales desde 13,99 euros hasta 18,99 euros. Además, permiten eliminar el límite de duración de las videollamadas. Se puede administrar los roles de usuario. Y, por último, cuentan con 1 GB de almacenamiento en la nube. Una de las ventajas de Zoom es el servicio HD para las llamadas, videoconferencias y pantallas compartidas.

Join.Me

La puedes utilizar para hacer reuniones con el equipo. Permite compartir el contenido de tu pantalla con otros miembros. Es muy funcional para reuniones del proyecto. Y, también, para las formaciones del equipo.

Foros

Facilitan un espacio de debate sobre diversos temas. Podrás compartir información y opinar sobre un asunto específico.  Su utilidad básica es que asisten en la resolución de dudas, gracias a la colaboración de los otros participantes.  Hay diversas herramientas gratuitas para creación de foros. Entre ellas destacan Foroactivo, My-Forum y Fororgratis.

Redes sociales profesionales

LinkedIn es la red profesional más usada a nivel mundial. Su principal objetivo es ofrecer una plataforma para gestionar y establecer contactos. De hecho, se enfoca en generar nuevos proyectos. Y, por otro lado,  también al crecimiento de negocios. Si aún no tienes un perfil, deberías hacértelo. Por si fuera poco, también te ayuda a hacer networking online.

Otras redes sociales profesionales son Xing y Viadeo.

2. Herramientas colaborativas para la gestión de conocimientos

Este tipo de herramienta colaborativa permite adicionar y compartir conocimientos. Las más conocidas son las wikis. Aquí, los usuarios pueden aportar sugerencias y modificar los contenidos. Aplicaciones que permiten la creación de wikis son: Mediawiki (esta es la utilizada por Wikipedia), Tikiwiki, Xwiki, entre otras.

3. Herramientas de trabajo colaborativo para almacenamiento online

Las herramientas de almacenamiento en la nube tienen muchas prestaciones. De hecho, brindan diversas funciones para un equipo de trabajo colaborativo. Permiten almacenar y subir información de todo tipo. Por tanto, todos los miembros pueden tener acceso a los documentos de trabajo. Además, podrán acceder a ellas desde cualquier lugar.

Google Drive

Es la más popular de las herramientas de trabajo colaborativo para el almacenamiento de archivos online. Todo lo que necesitas es tener una cuenta en Google. Sus funciones principales son apuntar, comentar y modificar documentos en tiempo real. Gracias a sus utilidades, y a los servicios vinculados de Google, ofrece condiciones óptimas para el trabajo colaborativo. Es gratuita y muy fácil de utilizar.

Dropbox

Ofrece servicios muy similares a los de Google Drive. Podrás guardar varios tipos de archivos por carpetas. Estas carpetas se pueden compartir con otros miembros del equipo.  Además, brinda servicios añadidos como Chatbox. Así pues, podrás comentar los archivos compartidos.

4. Herramientas colaborativas para la creación de proyectos

Por lo general, los proyectos se nutren de «lluvias de ideas». Las herramientas de trabajo colaborativo que permiten crear flujos de conocimientos son las ideales para ello.

Mindmeister

Los mapas mentales reúnen ideas. En realidad, son de gran utilidad en la gestión de proyectos. Esta herramienta permite crear mapas para anotar los planes que surjan en el camino. En adición, ayudan a estructurar las líneas del proyecto. Posee un chat integrado que favorece la comunicación de todos los miembros.

5. Herramientas colaborativas para gestión proyectos

Los proyectos necesitan planificación de tareas y actividades. Estas herramientas facilitan la coordinación de todos los sujetos. Y, además, la distribución eficiente de las funciones de cada miembro.

Trello

Es una de las más utilizadas para la organización del equipo y gestión de proyectos. Se basa en la metodología Kanban que mejora la visualidad del flujo de trabajo. Permite guiar los proyectos mediante tableros, columnas y tarjetas. Por ejemplo, cada tablero equivale a un proyecto. Las tarjetas serían las tareas. Y, finalmente, las columnas el estado de dichas tareas.  Ofrece un movimiento fácil de las tarjetas (drag and drop). Posee un entorno amigable que, además, se puede personalizar. Cuenta con tres planes: gratuito, negocios y empresarial. Por cierto, es una de las herramientas de trabajo colaborativo que utiliza nuestro equipo.

Asana

Es otra herramienta de gestión de proyectos. Ofrece las funciones para proyectar y organizar el trabajo.Y, también, para seguir el progreso del trabajo. Una de sus características son los sistemas de listas y proyectos. Otras son la integración con Dropbox y los comentarios que pueden realizarse. Podrás saber en todo momento qué tarea está haciendo cada miembro. Facilita realizar preguntas o aportar nuevas ideas. ¿Su desventaja?, que solo está disponible en inglés.

Ambas herramientas son muy eficaces. Sin embargo, también tienen sus diferencias. La prinicpal es el modo de visualización de los proyectos y el orden de las tareas. Para elegir una de las dos debes tener en cuenta todas sus funciones. Y, también, las tarifas en las versiones de pago. Eso sí, ambas tienen versiones gratuitas. Te sugerimos que le eches un vistazo a este artículo sobre una comparativa entre Trello y Asana.

Herramientas de trabajo colaborativo ¿Cuáles son sus ventajas?

Te hemos comentado sobre el papel fundamental de estas herramientas para el incremento de la productividad. Ahora, te dejamos con otros de sus beneficios:

• Comunicación inmediata: Permiten la comunicación instantánea. Elimina barreras físicas entre profesionales. Pero, también, entre los trabajadores de una misma empresa.
• Acceso al conocimiento: Los miembros pueden acceder con mayor facilidad a la información almacenada en la nube.
• Movilidad: Gracias a las herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo podemos trabajar desde cualquier lugar en donde estemos.
• Eficiencia: Se ahorra tiempo y costo en la ejecución de tareas.
• Mayor productividad: En un artículo de Ignacio Cobisa, se demuestra que uno de los principales beneficios de la colaboración empresarial es el aumento de la productividad. En la investigación el 37% de las organizaciones entrevistadas destacaron el incremento de la productividad laboral como la principal ventaja de la colaboración.

En resumen

El trabajo colaborativo es una tendencia en auge en nuestros tiempos. Así pues, utilizar herramientas que propicien la colaboración es un imperativo dentro de las nuevas formas de trabajo. Las herramientas de trabajo colaborativo fomentan la interacción y comunicación. Y, sobre todo, la transformación física de los espacios. Permiten crear equipos más productivos y eficaces. Promueven la colaboración en tiempo real. A fin de cuentas, favorecen la organización de trabajo.

Infinitas son las funcionalidades que ofrecen. Por tanto, para poder obtener el máximo potencial de ellas es primordial conocer tus objetivos y necesidades.